近年、不正アクセスや情報漏えいが問題になっています。
これらの原因の多くが業務で使っているアカウントのパスワードが類推しやすいものであったり、ワームを添付したメールを開いて感染してしまったり、USBメモリに保存して持ちだして紛失したりするからです。
情報漏えいや不正アクセスを防ぐには、各アカウントのパスワードを強力な物にしたり、システムへのアクセス制限を行なったりする必要があります。メールアーカイブは、メールを全て保存する手段として有効であり、セキュリティ強化を図る事によって不正アクセスによって情報が漏洩するのを防ぐ事が可能になります。
メールアーカイブシステムには、高速検索と共にメールにアクセス出来る人々を制限出来る管理機能が搭載されていますので、メールアーカイブシステムに不正に侵入して改竄をしたり、漏洩をさせたりといった事を防ぐ事が出来るようになっています。メールアーカイブは、常に稼働しているメールサーバと別にシステム構築をする事が出来ますので、バックアップ先として適しています。この仕組みのおかげでメールサーバに侵入されても、他のメールを退避させておく事ができ、セキュリティ強化を図れます。

メールアーカイブを活用するには、システムを構築するか、業者が提供しているサービスを使う事になります。
メールアーカイブを使う事によって、メールサーバで送受信されたメールを全てバックアップする事が出来ます。
バックアップしたメールは、ユーザーが誤ってメールを削除した時にメールを復元させられます。
一方で、管理側でアクセス制限を行う事で不正アクセスによる情報漏えいを未然に防いだりといった事が出来ますし、社内でやり取りされたメールを全件バックアップしておけば、何らかのトラブルが生じた時にバックアップしたメールからその経緯を調べて相手に的確な対応を行えるようにする事も出来ます。
メールアーカイブを活用すれば、様々な問題を解決する糸口にしていく事ができ、電子メールをより業務で活用していく事が出来る環境を構築していく事が可能です。メールサーバとメールアーカイブシステムの併用によって、セキュリティ強化を行え、安定したメール環境で業務を遂行していく事が出来ます。アクセス制限とアカウントのパスワード強化は、不正アクセスと情報漏えいを防ぐ一番の手段ですので、業務でメールを頻繁に使ってやり取りをする場合には、アーカイブ機能を活用すれば便利です。