メールアーカイブシステムは多くの場合、メールを安全に保管することが目的で利用されています。メールはメールサーバで保管するものと考えられていますが、メールサーバも容量がありますし、メールは増え続けるものなのである程度でバックアップデータに切りかえる企業が増えています。しかし、メールは情報の塊でありながら、テキストなために改ざんがしやすくなります。そこでメールアーカイブシステムではデータの改ざんを防ぎ、証拠隠滅をできない仕組みとなっています。企業によってはメールの利用規約を変えて上司が部下のメールをチェックするなど、業務で利用するためにメールを第3者が見ることができる仕組みとしている場合が多くなっています。もちろん、全社員が好き勝手に見られるということはありませんが、退社した部下のメールを確認したり、裁判所などからのメールの開示に対応するなど、メールを素早く取り出せる仕組みが重要になっており、メールアーカイブシステムにおいてもインデックス化などさまざまな方法で対応しています。特に災害時など、システム的に損傷があってもクラウドですぐに対応する仕組みなどデータの確保と迅速なシステム復旧に対応が進められています。

メールアーカイブは企業にとっては災害時などにメールを復旧させるためにとっているケースが殆んどですが、さらに、メールが持つ各種データを利活用したいと考える企業が増えています。メールアーカイブは改ざん防止を行えばテキストベースなので利用しやすいデータとなります。そこでデータベース化し、アーカイブ後も検索などができるようにする試みが進められています。改ざん防止は特に重要になってきており、データの信頼性を上げる事でメールの利活用が進みます。また、犯罪の証拠でもありますので、データの改ざんを防ぎ、証拠隠滅を防止することが大事です。
社内においてメールは相手企業とのやりとりにも利用されますので、担当者が退職した等の場合も出来る限りメールで相手企業とやり取りをしておけば後任者がスムーズに相手企業との関係を理解できるようになります。メールはFAXの代わりとして採用されるケースが増えていますので情報源としての価値がますます上がっています。
メールは企業にとって宝の山とも言える存在になりつつありますが、社員が安心して利用出来るために改ざん防止やメール誤送信防止などの機能を追加しながらも速度が遅くならない仕組みづくりが期待されています。