メールアーカイブはさまざまな用途で利用されてきています。従来のメールアーカイブでは障害時のバックアップとして利用されるケースが多かったのですが、メール自体に価値が出てきていることからアーカイブだけではなく、データベース化する動きが進んできています。メールのデータベース化はさまざまな恩恵があり、業務での問題が発生した場合の原因究明の基礎データとして利用されたり、犯罪があった場合に捜査でメールのデータを活用する流れが進んでいます。ただし、メールはテキストデータであり、改ざんされやすいものです。そこでメールアーカイブシステムの多くが改ざん防止を行っています。また、システムによってはメールサーバ周りのシステム変更が必要になるケースも多いですが、現システムをあまり変えずにメールの送受信ができるようにするシステムも増えています。使いやすくなり、また、検索速度などの速度も向上してきたことで利用しやすくなっています。また、バックアップとしても優秀であることが多く、利用されるディスクスペースが年々少なくて済むなどシステム側の機能追加、機能向上が目覚ましい分野でもあり、採用し、メールの利活用をする企業が増え続けています。

メールアーカイブシステムは改ざん防止とメールのデータベース化を実現してくれるシステムです。多くの企業では社内で利用するメールの規約を変えて個人情報が入っていたとしても、企業で利用するメールは会社が管理できるものとするケースが増えています。これはやりとりされるメールを送受信すべてをチェックし、ウイルスチェックをしたり、改ざん防止をした上でアーカイブ化するためです。保存されているメールは社員が自身のメールをチェックできるだけではなく、退社した社員などのメールをチェックできる機能となっています。また、メールアーカイブは改ざん防止されていますので、裁判所などからの開示にも対応でき、捜査にも迅速に対応できます。
業務で利用されるメールの多くは相手企業とのやりとりにおいて重要です。そのため、相手企業との問題が発生した場合に原因究明の手段の一つとして利用されることが増えています。原因究明は聞き込みも行われますが、実際のやりとりがしっかり残っていれば解明が早くなります。また、問題は起きていなくても、社員が退社した場合も問題となります。引き継ぎがうまくいけばいいですが、多くの場合、引き継げない情報もあることからメールのデータは重要になっています。