メールアーカイブは業務遂行のためにバックアップの一貫で利用されてきましたが、残念ながらメールを利用した犯罪も増えており、裁判所などからの提出を求められることもあります。メールを証拠として利用するには2つのことが重要になります。1つは改ざんされていないこと、2つ目は送受信の履歴が残っていることです。双方ともメールをそのまま保存すれば確保されることではありますが、メールはテキストデータであり、改ざんはし易いのがネックです。そこでメールアーカイブシステムの多くが、メールを保管する際に改ざんできないように対処することが増えています。また、メールサーバから削除した後もデータベース化することでめーるのデータを再利用できる仕組みも利用されています。メールは個人情報の塊でもありますが、業務で利用するメールアドレスに限っては社員が使えるデータとしての価値を見出す企業が増えており、データベース化して利活用が進んでいます。メールデータは犯罪の証拠としての価値の他に業務遂行上必須とも言えるさまざまなデータを提供してくれます。企業にとっては規約を変えることでメールを利用しやすくなることからシステムの導入が進んできています。

メールアーカイブシステムは社内のメールを利活用しやすくする機能があります。従来のメールアーカイブはメールサーバの負担を減らすことが目的でした。さらに災害時などの際、メールの復旧を早めるために導入されるケースも多くあります。さらに送受信されるメールを一度チェックすることからウイルスチェック、メールのデータベース化も進んできています。
メールのデータベースについては情報の価値を高めるために改ざん防止機能、インデックス化機能が搭載されることが多いです。特に改ざん防止については圧縮しながらも送信履歴を含むデータを残す機能です。改ざんされていないことを証明できますので犯罪の証拠としての価値が上がっており、裁判所などでも利用が進んでいます。また、メール内のデータは企業にとっても価値がありますので、データベース化することで利活用が進んでいますし、社員の退職などの際に業務を継続させるためにも重要なデータとなります。退職した社員がどのように相手企業とやりとりしていたかがわかります。業務においてメールはFAX以上に活躍することが多くなっていますし、やり取りされる内容も重要度が上がってきています。データベース化は企業にとって新たな情報源としてメールを使えるチャンスでもあります。