メールアーカイブは、企業が送受信しているメールを全て保存しておく為のシステムです。
これを使う事によって、誤ってメールを削除した場合においてもバックアップしていたデータから復元をする事も可能です。
一方で、サイバー犯罪や情報漏えいなどの事件が起こった際に、捜査に協力する事もでき、企業がコンプライアンスを守る為に使うといったケースが多々あります。
電子メールは、企業が従業員同士、取引先や顧客からの問い合わせにおける返答などを行う際に欠かせないものであり、重要な情報が記載されている事がありますので、これらのメールを保存しておく事によって、企業はコンプライアンスを順守しながら、企業活動をしていく事が出来ます。
米国ではSOX法によって5年間のメール保存期間が義務付けられていますが、国内ではSOX法のような法律がありませんので、メールアーカイブにおけるメール保存期間は厳密に定められていません。
しかし、ある程度メールを保存しておいた方が何らかのトラブルが発生した時に、その経緯を知る手段の一つとして活用出来ますので、企業にとって事件や問題が起こった際の調査をする手段として有効であると言えます。
メールアーカイブを活用する事でセキュリティ強化を図る事も可能になります。

電子メールの保存期間として望ましいのは、数年から5年程度です。
電子メールは、国内の法律では準文書という扱いであり、文書と同等に扱えるようになっていますが、署名や捺印がされている書類と比較しますと、効果が薄いです。
その為、トラブルが起こった際の解決する糸口として電子メールを活用していくようにした方がメールアーカイブを最大限に使いこなしていく事が出来ます。
メールアーカイブを使う際には、どのような製品を使うのかが重要になってきます。
ユーザー側の機能としては、メールを中心に使っていく事になりますので、メールの操作がしやすいインターフェースや多彩な端末からアクセス出来るようになっているのが良いです。
一方で、管理側ではセキュリティ関連の仕組みが多数導入されている事が重要になってきます。
アクセス制限機能が使い易くなっていれば、メールアーカイブにアクセスしてほしくない端末やアカウントを持たない人々からメールを守るといった事が行えます。
企業がコンプライアンスを重視する時代において、メールアーカイブは全メールを保存でき、様々な使い方が出来るシステムですので、企業はメールシステムに追加する形で導入する事が出来ます。

攻めのメールアーカイブ監査ソリューション WISE Audit